การประยุกต์ใช้แนวคิดลีนเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพงานสนับสนุนวิชาการในสถาบันการศึกษา กรณีศึกษา คณะโลจิสติกส์ มหาวิทยาลัยบูรพา

Abstract

การวิจัยครั้งนี้มีวัตถุประสงค์ (1) เพื่อวิเคราะห์ปัญหาและประสิทธิภาพการดำเนินงาน สายสนับสนุนวิชาการ และ (2) เพื่อศึกษาการนำแนวคิดลีนมาปรับปรุงกระบวนการทำงาน สายสนับสนุนวิชาการ ฝ่ายสารบรรณ ฝ่ายสหกิจศึกษา ฝ่ายบัณฑิตศึกษา ดำเนินการวิจัยโดยเก็บข้อมูลจากกระบวนการทำงานปัจจุบันตั้งแต่เริ่มต้นจนถึงสิ้นสุดกระบวนการทำงาน โดยวิธีสัมภาษณ์และแบบสอบถาม วิเคราะห์ข้อมูลด้วย 1) การเขียนผังการไหลในกระบวนงาน 2) การใช้แผนผังสาเหตุและผล 3) การใช้แผนผังสายธารแห่งคุณค่า 4) ใช้หลัก ECRS 5) ความถี่ ค่าเฉลี่ย และวิเคราะห์เนื้อหา ผลการวิจัยประกอบด้วย 1) การดำเนินการตามแนวทางใหม่โดยใช้แนวคิด Lean 2) การประเมินจากการดำเนินการใช้แนวคิด Lean มาปรับปรุงการทำงาน และ 3) การแนะนำให้ฝ่ายอื่น ๆ ได้นำระบบลีนมาปรับใช้ ผลการวิจัย พบว่า (1) งานสารบรรณ หลังปรับปรุงสามารถแก้ปัญหาการเข้าถึงเอกสารได้ โดยเป็นการเพิ่มคุณค่าของกระบวนการทำงาน กระบวนการทำงานก่อนปรับปรุงงานใช้เวลา 463.531 นาที กระบวนการทำงานหลังปรับปรุงงานใช้เวลา 458.503 นาที สามารถลดขั้นตอนได้ 2 ขั้นตอน ลดเวลาการทางานเฉลี่ยลงได้ 5.028 (2) งานสหกิจศึกษา แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ สำนักงาน และนิสิต เมื่อเปรียบเทียบก่อนและหลัง รวมทุกกระบวนการทำงานงานสหกิจศึกษา ส่วนของสำนักงาน พบว่า ยังไม่สามารถลดเวลาการทำงานลงได้และเพิ่มเวลาการทำงานไปเฉลี่ย 35 นาที เนื่องจากเพิ่มกระบวนการที่เพิ่มคุณค่าให้กับการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเมื่อเปรียบเทียบก่อนและหลัง รวมทุกกระบวนการทำงานงานสหกิจศึกษา ส่วนของนิสิต พบว่า กระบวนการเพิ่มขึ้นจริง แต่เมื่อสามารถเพิ่มคุณค่าในกระบวนการทำงานในการเข้าดูเอกสารการตอบรับนิสิต ซึ่งเป็นการดูเอกสารการตอบรับที่ง่ายขึ้นและรวดเร็วมากขึ้น จึงทำให้เมื่อคิดเป็นเวลาสามารถลดเวลาการดำเนินงานเฉลี่ยลงไปได้ 27 นาที (3) งานบัณฑิตศึกษา แบ่งเป็น 2 ส่วน คือ งานทั่วไป และงานนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ เมื่อเปรียบเทียบก่อนและหลัง รวมทุกกระบวนการทำงานงานบัณฑิตศึกษา ส่วนของงานทั่วไป พบว่า กระบวนการดำเนินงานเพิ่มขึ้นจากการเพิ่มคุณค่าในกระบวนการดำเนินงานมีการเพิ่มเวลาเพื่อที่จะสร้างคุณค่าในการดำเนินงานเป็นเวลา 35 นาที ทั้งนี้ไม่สามารถลดเวลาในการดำเนินงานลงได้แต่สามารถช่วยให้การดำเนินงานโดยรวมของเจ้าหน้าที่ง่ายมากขึ้น ซึ่งสะดวกทั้งนิสิตและเจ้าหน้าที่ทั้งหมด และเมื่อเปรียบเทียบก่อนและหลัง รวมทุกกระบวนการทำงานงานบัณฑิตศึกษา ส่วนของงานนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ พบว่า กระบวนการดำเนินงานเพิ่มขึ้นจากการเพิ่มคุณค่าในกระบวนการดำเนินงานมีการเพิ่มเวลาเพื่อที่จะสร้างคุณค่าในการดำเนินงานเป็นเวลา 36 นาที ทั้งนี้ไม่สามารถลดเวลาในการดำเนินงานลงได้แต่สามารถช่วยให้การดำเนินงานโดยรวมของเจ้าหน้าที่ง่ายมากขึ้น จากการปรับปรุงกระบวนการดำเนินงานบัณฑิตศึกษาในส่วนของงานนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ มีการปรับปรุงกระบวนการดำเนินการโดยการเพิ่มคุณค่า โดยการเจ้าหน้าที่สร้าง Google Drive ที่ใช้ในการจัดเก็บและเผยแพร่งานนิพนธ์สำหรับนิสิตภายในคณะในขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่สร้างโฟลเดอร์แต่ละงาน โดยแยกปีการศึกษาที่จบงานนิพนธ์ งานวิทยานิพนธ์ และงานดุษฎีนิพนธ์ และในขั้นตอนที่นิสิต ส่งงานนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ฉบับสมบูรณ์ให้กับทางเจ้าหน้าที่ทำการจัดเก็บและเผยแพร่ สุดท้ายในขั้นตอนที่เจ้าหน้าที่ทำการอับโหลดไฟล์งานนิพนธ์ วิทยานิพนธ์ และดุษฎีนิพนธ์ เข้า Google Drive แต่ละโฟลเดอร์ที่กำหนดไว้ (4) ความพึงพอใจอยู่ในระดับมาก กิจกรรมที่ทำให้เกิดความสูญเปล่ามากที่สุด คือ ความสูญเสียจากการผลิตที่มากเกินไป ผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงานในด้าน ต่าง ๆ มากที่สุด คือ ด้านเวลาในการทำงานและด้านต้นทุน (5) ผลการสำรวจการแนะนาให้ฝ่ายอื่น ๆ ได้นำระบบลีนมาปรับใช้ คิดเป็นร้อยละ 56 อยู่ในช่วง Promoter